ניהול הרכוש הקבוע - חלוקת רכוש קבוע למרכזי רווח 

מבוא
פעילותם של ארגונים רבים מחולקת למגזרי פעילות שונים - סניפים, מגזרי פעילות, מרכזי רווח וכו' (להלן: "מרכזי הרווח"). המשמעות המעשית של האבחנה בין מגזרי הפעילות השונים בתוך ארגון הינה הצורך למדוד את הפעילות של כל מרכז רווח בנפרד משני היבטים שונים:
א)היבט רווח והפסד/ ביצוע השקעות נכסיות וצריכת אמצעי מימון בפועל.
ב)תכנון תקציבי ועמידה ביעדים.
מיהם אותם ארגונים/ חברות בהם קיים צורך כזה?
הנסיון מלמד כי אחד המאפיינים ה"קלאסיים" בארגון בו נדרשת אבחנה בין מגזרי הפעילות הוא מספר העובדים. כך, בארגון בו נדרשת האבחנה נמצא לרוב מעל תריסר עובדים. מאפיינים אחרים הם ניהול סניפים, תחומי עיסוק שונים ועוד. בתוכנות רמניהול ואורטל של לירם קיימת תשתית מצוינת לרישום ומעקב אחר פעילות מגזרית, ואולם, מתוך תשתית זו ניתן להפיק הרבה יותר מרישום פעולות וסיווגן במערכת. לשם קבלת תפוקות הדיווח הנאותות על עוצמתן המלאה, כדאי לנצל את העובדה כי בסיס הנתונים עליו מבוססת מערכת האורטל הינו MS-SQL - בסיס נתונים "פתוח" ממנו ניתן לקרוא ולהפיק את הדוחות כמעט בכל דרך רצויה. עובדה זו אכן מנוצלת היטב במערכת (באמצעות מחולל דוחות מתקדם וחדשני) הקוראת את הנתונים ומציגה אותם באופן שימושי ויעיל.
במאמר זה נסקור בקצרה דרך שימושית לניהול מגזרי פעילות בארגון כמרכזי רווח והפסד מדידים, בהיבטי תכנון לעומת ביצוע. כן נתייחס במאמר להקשר הכולל שבין מגזרי הפעילות השונים לכלל המערכת כמערכת חשבונאית קלאסית.
הגדרת מגזרי הפעילות ברמניהול ואורטל
1. ראשית יש לציין כי הגדרת המערכת יכולה להתבצע בכל שלב של העבודה ואין צורך בהיערכות מוקדמת וממושכת.
2. תהליך העבודה:
? הגדרת מרכזי רווח
? יצירת טבלת מרכזי רווח
? תכנון והגדרת דו"ח מרכזי רווח
3. לצורך יצירת התשתית המתאימה, יש לפנות למחלקת הפרויקטים המיוחדים בלירם. כל ההגדרות וההכנות יעשו ע"י המחלקה כך שלמעשה כל שנותר הוא: הגדרת המרכזים, קידודם ותכנון דוחות מתאימים.
4. הגדרת מרכזי הרווח: בשלב זה נגדיר מהם מרכזי הפעילות אותם נרצה לבחון. כל מגזר יהווה מרכז רווח נפרד. כאן ניתן לעשות שימוש גם בתקן החשבונאי האחרון שפורסם בישראל בנושא (ר' בהמשך "מגזרי פעילות מן ההיבט החשבונאי"). לדוגמה: חברה מסונפת תפתח עבור כל סניף מרכז רווח נפרד.
5. יצירת טבלת מרכזי הרווח: עבור כל מרכז רווח חובה להגדיר קוד מרכז בטבלת מרכזי הרווח.
6. תכנון הדוחות: עתה, יש לערוך דוחודת שיקשרו בהמשך בין קוד מרכז הרווח לבין שם התקציב המתאים לאותו מרכז רווח (שיהיה נומרי זהה) ויציגו את הרכוש הקבוע לאותו מרכז.


מגזרי פעילות מן ההיבט החשבונאי
תקן חשבונאות מספר 11 של המוסד הישראלי לתקינה חשבונאית קובע מפורשות באילו מקרים יש להפריד בדיווח בין מגזרי פעילות. אין הכוונה לדון במאמר זה בתקן באופן נרחב, אולם נציין מספר נושאים הנוגעים למאמר, כמתבקש מעצם העניין.
עפ"י התקן החשבונאי קיימים קריטריונים שונים בדבר הפרדת מגזרים שונים בינם ובין האחרים. כך לדוגמה, מגזר יופרד מן האחרים כאשר היקף מחזור העסקאות שלו עם לקוחות חיצוניים ועם מגזרים אחרים הינו לפחות 10% מסך המחזור בארגון.
קיימים מצבים בהם הארגון יגדיר מגזרים אף באופן "מחמיר" יותר מקביעת התקן. כך לדוגמה, כאשר יש צורך לבחון סניפים גיאוגרפיים שונים וסניף מסוים יוגדר כ"מגזר" מתוך כוונה לבחון את ביצועיו ברמה הניהולית באופן מיוחד, על אף שאינו נכנס להגדרת מגזר נפרד לפי כללי התקן החשבונאי. טוב יעשה הקורא אם יעיין בתקן החשבונאי המתאים על מנת להשלים את ידיעותיו.
סיכום
מאמר זה הצביע על דרכים ומצבים אפשריים בהם על הארגון לחלק את פעילותו למרכזי רווח נפרדים וזאת על מנת לבחון כל אחד מהם בנפרד מן ההיבט החשבונאי, אם בשל התקן החשבונאי ואם בעטיה של דרישה פנים ארגונית. ראינו עוד כיצד מערכות רמניהול ואורטל של לירם מעניקות לארגון עתיר הנכסים את הדרך לניהול רכושו הקבוע בצורה זו.